Interview de Alexina DUBOIS, Responsable Comptabilité Clients de Zolux
LE CHALLENGE
Avant d'adopter My DSO Manager, nos services de recouvrement reposaient fortement sur Excel, ce qui signifiait des processus manuels et un investissement de temps important.
Nous avons rencontré des difficultés à gérer efficacement notre processus de relance, souvent en recourant à des tâches répétitives telles que passer des appels téléphoniques pour rappeler aux clients les paiements en retards. La gestion des e-mails, la saisie des relances et la préparation de la documentation pour les lettres recommandées ont consommé des ressources précieuses.
La complexité de ces tâches, représentant environ 50% des efforts de l'équipe, a entravé notre capacité à nous concentrer sur des aspects à plus haute valeur ajoutée de notre travail, tels que l'analyse des indicateurs de recouvrement et la gestion des risques de crédit. De plus, sans un système rationalisé en place, les retards de paiement sont restés un problème persistant, impactant notre performance financière et notre efficacité globale.
L'objectif était de donner à l'équipe les moyens de gérer un plus grand volume de clients tout en améliorant l'efficacité de nos interactions quotidiennes avec eux. Nous avons cherché à choisir un logiciel capable d'effectuer la majorité des tâches opérationnelles de manière autonome.
LA SOLUTION
Nous avons réussi à mettre en place votre solution SaaS qui a révolutionnée nos opérations. En intégrant des relances et des notifications automatisés par e-mail, les tâches manuelles ont été réduites au minimum, ce qui nous a permis de nous concentrer sur des activités stratégiques.
"L'automatisation est l'une des forces les plus importantes de My DSO Manager, c'est tout simplement magique !"
L'intégration transparente avec notre système ERP a assuré un transfert de données fluide, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle. Aujourd'hui, les mises à jour se produisent plusieurs fois dans la journée pour garantir une intégration fluide de nos données dans votre plateforme. De plus, la conception intuitive de la plateforme et les aides en ligne ont facilité la navigation et l'utilisation de toutes les fonctionnalités.
Dans la gestion des relations client, nous avons la flexibilité de personnaliser les scénarios de relance sur la plateforme selon nos préférences. Par exemple, lorsqu'il s'agit de clients confrontés à des défis importants ou lorsque la confiance est plus faible, nous avons observé une augmentation notable de la réactivité. Le pouvoir de prendre les décisions nous revient désormais entièrement. Nous offrons également à nos clients un accès pratique à leurs relevés de compte en un seul clic grâce à un bouton intégré, améliorant ainsi la transparence et la réactivité.
Il convient de mentionner que la réactivité de votre équipe de support, avec un temps de réponse moyen impressionnant de moins d'une heure, joue un rôle crucial dans le maintien d'opérations ininterrompues.
Dans l'ensemble, la mise en œuvre a été rapide et efficace grâce à des modèles d'e-mails prédéfinis et des options de personnalisation de notre marque, garantissant une transition sans heurts pour l'ensemble de nos 14 entités au sein du groupe. Avec une efficacité opérationnelle continue et des interactions client améliorées, notre organisation a tiré des avantages significatifs de cette solution.
LES RÉSULTATS
Depuis la mise en œuvre de votre solution en 2018, nous avons constaté des améliorations tangibles sur plusieurs fronts. La solution a automatisé environ 70% du processus de relance, réduisant ainsi considérablement le besoin d'intervention manuelle ; tout est préparé et envoyé automatiquement.
Le temps consacré aux rappels téléphoniques a été réduit, permettant à l'équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l'examen des indicateurs de performance clés (KPI). Notre équipe consacre désormais plus de temps à l'analyse des KPI et à l'atténuation des risques de crédit, ce qui se traduit par une approche décisionnelle plus proactive et informée.
" Dans le cadre de ma routine, je passe en revue différents tableaux de bord d'indicateurs pour démarrer ma journée. Mon premier objectif est d'évaluer la balance âgée et d'approfondir le dashboard des risques client par rapport à nos assurance-crédit. Plus particulièrement, je porte mon attention sur les clients en retard de paiements mais présentant un faible risque, ainsi que sur ceux manquant d'assurance-crédit. Si des problèmes surviennent, j'alerte rapidement mon équipe pour une action rapide. "
La réduction des retards de paiement et l'amélioration de la visibilité sur les KPIs se sont traduites par des avantages financiers mesurables. Dans les six premiers mois suivant la mise en place de votre solution, nous avons déjà commencé à observer ces résultats positifs. Avec un soutien continu et des mises à jour régulières, notre succès a été préservé au cours des cinq dernières années.
De plus, la conception conviviale de la plateforme a été largement acceptée au sein de notre organisation. C'est un véritable gain de temps pour tous ceux qui l'utilisent, de l'équipe Credit Management à notre directeur financier et même le PDG, qui apprécient sa simplicité, sa polyvalence et son impact transformateur sur nos processus.
En fin de compte, votre solution nous a permis de naviguer efficacement dans les défis, d'optimiser l'allocation des ressources et d'atteindre la stabilité financière.