Interview de Anna Tomaszewska, Groupe Credit manager de Questel

Le challenge

Notre société, Questel, a connu une croissance rapide, devenant rapidement un leader mondial de la gestion de la propriété intellectuelle, avec 17 acquisitions en cinq ans. Cette expansion a introduit une complexité importante en termes de credit management puisque nous sommes devenus un grand groupe avec environ 20 000 clients répartis dans 30 pays.

Questel a dû relever les défis suivants :

• Complexité organisationnelle : Les acquisitions ont créé un large éventail d'entités, chaque entreprise ayant ses propres systèmes et processus, cela rend difficile la normalisation des opérations.
• Processus décentralisés : Le credit management, le recouvrement de créances et la comptabilité étaient dispersées sur plusieurs entités et n'étaient pas encore centralisées en raison de la sensibilité de la fusion des entreprises.
• Différents systèmes ERP : L'entreprise n'avait pas encore consolidé ses systèmes ERP, ce qui compliquait le suivi des données financières sur plusieurs plateformes.
• Processus manuels : Certaines entités n'avaient pas de processus de credit management établi, s'appuyant fortement sur le travail manuel avec Excel et les ERP, ce qui entraînait des inefficacités et un manque de visibilité.
• Besoins opérationnels croissants : Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, de nouvelles fonctions telles que la trésorerie à l'international, la consolidation de l'entreprise et le credit management ont été créées. Ces fonctions avaient besoin de meilleurs outils pour s'acquitter de leurs responsabilités, d'autant plus que le volume de clients et de transactions augmentait.

Au sein de notre service financier, nous avons été chargés de constituer une équipe de credit managers en partant de zéro et d'uniformiser les processus entre les différentes entités, tout en sélectionnant une solution logicielle qui répondrait aux besoins croissants du groupe.

La solution

Nous avons mené des recherches approfondies, évaluant 11 fournisseurs, avant de choisir votre logiciel.

Votre solution a été choisie grâce à :

• Interface conviviale : Le logiciel s'est démarqué par son intuitivité et sa facilité d'utilisation, en particulier pour les credit managers, leur permettant de se familiariser rapidement avec ses fonctions.

  " Votre logiciel est le plus convivial pour un credit manager qui peut vraiment s'amuser avec la plateforme ! "

• Accès illimité pour les utilisateurs : Cette fonctionnalité a permis une collaboration transparente, entre toutes les parties prenantes, de l'accès au directeur financier, au personnel commercial et comptable, etc. qui pouvaient accéder à la plateforme, à toutes les données pertinentes, aux rapports et aux relevés de compte.
• Prise en charge de divers systèmes ERP : La capacité de My DSO Manager à se connecter à plusieurs systèmes ERP, même les moins connus, était cruciale compte tenu de la fragmentation des systèmes de notre entreprise.
• Flexibilité dans les scénarios de relance : My DSO Manager a permis de créer des scénarios personnalisés, tels que la définition de différents rappels ou la communication avec des groupes spécifiques de clients à des jours précis. Cette flexibilité était particulièrement importante compte tenu de la diversité de notre clientèle.
• Visibilité accrue : My DSO Manager a fourni une meilleure transparence sur les liquidités non utilisées et d'autres données financières, ce qui a permis à l'équipe de credit management de suivre et de résoudre facilement les problèmes.
• Collaboration entre les départements : la plateforme a permis de combler le fossé entre les équipes de credit management, de comptabilité et de facturation, en aidant ceux-ci à travailler plus étroitement et plus efficacement. La possibilité de suivre l'état des factures, des litiges et d'autres données clés au sein de la plateforme a boosté la communication et les efforts entre les départements.

  " La convivialité et la fonctionnalité d'assistance de My DSO Manager ont également été mises en avant comme un atout majeur, sans aucune plainte de la part de l'équipe et avec de fréquents retours positifs. Même certains membres de notre équipe, qui étaient moins familiers avec les outils numériques de credit management, sont rapidement devenus des défenseurs du logiciel après avoir fait l'expérience de sa facilité d'utilisation. Chaque fois que je contacte un collègue aux États-Unis, il me dit : nous aimons de plus en plus ce logiciel ! "

Résultats

La mise en œuvre de votre logiciel dans quatre entités a permis d'améliorer considérablement les opérations, notamment :

• Amélioration du recouvrement des créances : L'équipe a pu réduire les paiements en retard de 25 % en six mois, en se concentrant particulièrement sur les factures de plus de 90 jours. Il s'agit d'une diminution spectaculaire des paiements en retard, ce qui a entraîné une amélioration des flux de trésorerie.
• Efficacité accrue : L'un des membres de notre équipe, qui gérait auparavant 600 clients manuellement, est désormais en mesure de gérer la même charge de travail plus efficacement avec le logiciel, ce qui se traduit par des niveaux de retard les plus bas de l'ensemble du groupe.
• Transparence et responsabilité : La possibilité de suivre l'état des factures et les litiges au sein de la plateforme a permis de clarifier l'emplacement des problèmes, ce qui a facilité la collaboration et la résolution de ces derniers par les équipes. Cette fonctionnalité a remplacé les processus obsolètes, tels que la gestion de tout dans Excel.
• Rapports améliorés : Les capacités de reporting de My DSO Manager ont aidé l'équipe à évaluer les situations plus efficacement, par exemple en fournissant des rapports détaillés sur les balances âgées qui ont aidé à la prise de décision et à la planification. Le reporting est utilisé de manière intensive par notre DAF :

  " Je me connecte à My DSO Manager presque tous les jours et cela ne me prend que quelques minutes pour évaluer où en est l'entreprise en termes de DSO, de balances âgées et d'encaissements. "

• Gain de temps : Nous avons constaté une réduction considérable du temps dans le calcul des provisions pour créances irrécouvrables. Avec My DSO Manager, ce processus n'a pris que deux jours.

  " Il nous a fallu deux jours pour calculer la provision pour créances douteuses, nous avons considérablement réduit le temps nécessaire à la réalisation de cette activité. "

Cela a permis d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, qui étaient auparavant consacrés à l'examen des factures et à la communication avec les clients.

• Commentaires positifs et adoption : Votre logiciel n'a reçu que des commentaires positifs, même de la part d'équipes qui étaient généralement réticentes aux nouveaux outils. Il n'y a pas eu de résistance à son adoption, et les utilisateurs de tous les départements demandent l'accès à la plateforme de leur propre initiative. Tout simplement comme notre équipe américaine qui est devenue de plus en plus enthousiaste à propos de la plate-forme, les membres de l'équipe trouvent constamment de nouvelles façons de l'utiliser de plus en plus afin d'améliorer leurs flux de travail.