Interview de Graham Baguley, Financial Account Supervisor de Via East Midland

LE CHALLENGE

Notre ancien système ne possédait pas les caractéristiques essentielles à une gestion efficace des créances. Il n'offrait pas les fonctionnalités nécessaires à la réalisation des tâches requises.

De plus, le système auquel nous étions habitués pour gérer nos processus de recouvrement s'est avéré insuffisant pour répondre à nos besoins. Cette limitation a motivé notre décision de choisir votre solution.

LA SOLUTION

La simplicité et la convivialité de votre solution nous ont permis de la mettre en œuvre rapidement. Nous avons apprécié la facilité avec laquelle nous avons pu l'adapter à nos besoins et préférences spécifiques.

En termes de mise en œuvre, nous avons adopté une approche pratique. Sans aucune assistance, nous avons souscrit au logiciel sur votre site Web, effectué les étapes nécessaires, payé l'abonnement et tout configuré nous-mêmes. Les importations quotidiennes de données à partir de feuilles de calcul sont devenues une routine, sans nécessiter d'interfaces complexes avec notre système existant.

Nous avons commencé en utilisant la fonctionnalité de Smart Upload et avons depuis continué à nous appuyer sur cette méthode d'importation de nos données. Nos interactions avec votre équipe d'assistance ont été mineures, même s'il y en avait, la réponse a été très rapide et efficace.

Ce n'était pas rentable d'utiliser principalement notre propre système financier pour gérer notre trésorerie. My DSO Manager est essentiel à nos opérations, en particulier pour les relances préventives, le processus de recouvrement jusqu'aux notifications finales et la facilitation des appels téléphoniques dans le cadre de nos processus bien définis.

Nous avons adopté différents scénarios de recouvrement pour répondre aux besoins uniques de chaque stratégie de relance client. Pour certains clients, nous utilisons des processus automatiques pour garantir l'envoi des e-mails dans les délais, tandis que les clients stratégiques bénéficient d'approches semi-automatisées, en appuyant simplement sur un bouton.

LES RÉSULTATS

Nous utilisons votre logiciel depuis près de quatre ans et il a eu un impact positif significatif sur nos opérations. Au cours de ces quatre années, nous n'avons rencontré aucune erreur ni problème d'importation, et les quelques problèmes mineurs que nous avons rencontrés ont été résolus rapidement et efficacement par votre équipe d'assistance, démontrant un remarquable 9 sur 10 en réactivité et en rapidité.

Notre gestion des relances fonctionne désormais avec un flux de travail efficace, permettant de gagner du temps et de rationaliser les tâches quotidiennes. Cela a considérablement amélioré notre gestion du poste du client.

Depuis la mise en œuvre de votre logiciel, notre niveau d'encaissements s'est considérablement amélioré. Au lieu de laisser les créances prendre jusqu'à 90 jours de retard auparavant, nous recouvrons désormais les dettes dans un délai de 60 jours maximum, entraînant une amélioration significative de 30 % des flux de trésorerie et de l'efficacité du recouvrement. Cela a fait une différence substantielle pour nous, notamment en termes de gestion de la trésorerie.

En ce qui concerne les relations clients, nous avons constaté des améliorations notables. Même si nous avions auparavant une relation étroite avec nos clients, votre logiciel a facilité une communication plus fréquente et structurée avec eux.

My DSO Manager est devenu partie intégrante de nos opérations financières quotidiennes. Nous apprécions son ergonomie et sa facilité d'utilisation. Il se distingue comme une excellente solution logicielle, surtout par rapport à des alternatives plus complexes. De plus, son prix raisonnable offre un excellent rapport qualité-prix. Votre large clientèle témoigne de sa flexibilité, de sa simplicité et de son intuitivité, qui sont restées constantes au cours de ces quatre années.

Pour tous ceux qui envisagent votre logiciel, notre recommandation est sans équivoque : foncez ! Il nous a grandement bénéficié, et nous l'avons conservé depuis son adoption. Nous avons apporté des ajustements mineurs au fur et à mesure de l'évolution de nos méthodes de travail. Dans l'ensemble, il s'agit d'une solution logicielle exceptionnelle.

Les trois caractéristiques les plus bénéfiques de votre solution sont :

• La flexibilité de personnalisation des modèles, nous permettant de tout adapter à nos besoins spécifiques
  
• L'adaptabilité au format de date anglaise, qui a un impact significatif sur nos processus d'analyse et de collecte de données, en particulier lorsqu'il s'agit de formats de date internationaux. Vous pouvez le changer comme vous le souhaitez, format de date américain, format français etc. ce qui est vraiment pratique,
  
• La simplicité du logiciel et son interface visuellement attrayante, ce qui en fait un plaisir pour travailler avec, et il fonctionne exceptionnellement bien.