Interview de Sébastien MOROSSI, Credit Manager de DEVOTEAM
LE CHALLENGE :
L'intégration de My DSO Manager s'est déroulée dans un contexte marqué par plusieurs défis organisationnels et humains. Tout d'abord, il y avait une résistance initiale au changement. Ce passage à un outil numérique a perturbé des habitudes profondément ancrées.
Par ailleurs, l'entreprise s'était fixé des objectifs très ambitieux, à savoir réduire le DSO (Days Sales Outstanding) de 4 à 5 jours et récupérer entre 8 et 9 millions d'euros supplémentaires par mois, le tout dans un délai restreint. Cette ambition a suscité des doutes quant à la faisabilité du projet, notamment sur le respect du calendrier prévu.
Un autre obstacle résidait dans l'optimisation nécessaire de certains processus, notamment la facturation. Des retards dans l'émission des factures compliquaient les efforts de recouvrement, rendant les flux de trésorerie moins fluides. En outre, il fallait gérer une diversité de typologies clients (grands comptes, PME), ce qui nécessitait une personnalisation des scénarios de suivi et de relance.
Enfin, l'organisation devait faire face à une complexité accrue liée à l'intégration d'une entreprise récemment acquise. Cette dernière avait des processus distincts, des volumes de factures élevés et des montants de factures faibles, ce qui demandait des ajustements spécifiques. Il a aussi fallu gérer les tensions entre les priorités commerciales et les besoins du back-office, dans un contexte où les enjeux autour du cash étaient parfois sous-estimés par les équipes commerciales.
La Solution :
Pour surmonter ces défis, l'entreprise a misé sur l'implémentation de My DSO Manager dans le cadre d'une initiative plus large appelée « Cash-Up », visant à optimiser les flux de trésorerie. Le déploiement a été réalisé grâce à un accompagnement solide des chefs de projet et à des sessions de formation bien structurées, assurant une transition fluide pour les équipes.
L'une des forces de My DSO Manager réside dans son interface conviviale et flexible, qui a facilité l'adoption de l'outil. Les fonctionnalités clés, comme l'intégration des emails directement dans la plateforme et la personnalisation des scénarios de suivi, ont permis d'adapter les actions en fonction des besoins spécifiques des différents types de clients.
Une attention particulière a été portée à la gestion du changement, avec une communication centrée sur les gains de productivité pour convaincre les utilisateurs sceptiques. En outre, pour garantir une adoption complète, des connexions entre My DSO Manager et d'autres outils comme Salesforce ont été mises en place, permettant aux commerciaux d'accéder facilement aux informations via leur propre environnement de travail.
Enfin, l'entreprise s'est engagée dans une optimisation continue de l'outil. Les paramètres et scénarios de suivi ont été ajustés en fonction des retours d'expérience, et des projets d'intégration des données de facturation (FAE) dans My DSO Manager sont prévus pour une vision encore plus globale du portefeuille client. Cette approche proactive garantit une amélioration constante des processus et une plus grande efficacité à long terme.
Les Résultats :
Grâce à l'intégration de My DSO Manager, nous avons déjà pu constater des résultats significatifs, avec encore une belle marge de progression à exploiter pour en tirer tout le potentiel. Parmi les principaux bénéfices, l'outil a considérablement réduit les interventions manuelles, ce qui a permis une optimisation des actions de suivi et un gain de temps substantiel pour les équipes.
En termes de performance, le taux d'échu a été réduit à 7-8% sur les deux derniers mois, contre des moyennes supérieures à 10% auparavant. Ces résultats illustrent une amélioration tangible des indicateurs de recouvrement, en ligne avec les ambitions initiales. De plus, les fonctionnalités analytiques de My DSO Manager, comme les rapports dynamiques, ont facilité la réponse rapide aux demandes des directeurs financiers et renforcé la transparence dans la gestion des comptes clients.
Au-delà des chiffres, l'entreprise a constaté une évolution culturelle et organisationnelle positive. Les collaborateurs, y compris ceux initialement réticents, ont reconnu la valeur ajoutée de l'outil en termes de productivité et d'analyse. La transformation a également suscité une curiosité croissante parmi les équipes, notamment les commerciaux, qui envisagent désormais d'intégrer davantage My DSO Manager dans leurs pratiques.
Enfin, le projet a ouvert la voie à de nouvelles opportunités. Avec seulement une utilisation partielle de l'outil, l'entreprise perçoit déjà un potentiel considérable pour l'avenir, notamment grâce à l'utilisation prévue de fonctionnalités supplémentaires (données FAE, scénarios automatisés). Ces évolutions dans notre utilisation devraient permettre une gestion encore plus proactive du cash et des recouvrements, consolidant ainsi les bases d'une organisation financière optimale.