Interview de Nadine Latgé, Responsable recouvrements de Bastide
LE CHALLENGE :
Notre entreprise recherchait une solution plus performante qu'un ERP, pour rationaliser et centraliser notre processus Order to Cash. Avec plusieurs parties prenantes impliquées - commerciaux, agences et équipes comptables - nous avions besoin d'une plateforme capable de centraliser toutes les informations en un seul endroit, des postes ouverts aux documents associés, afin d'améliorer la collaboration et la prise de décision.
Nous devions également relever le défi de gérer les "codes de porteur", qui sont nos comptes payeurs internes, et de fournir des balances âgées en temps réel à nos équipes internes. Un autre objectif crucial était de préparer la plateforme pour l'avenir, afin qu'elle puisse évoluer et s'adapter facilement à l'expansion et à l'unification de nouvelles entités dans le groupe, tout en restant flexible et efficace.
LA SOLUTION :
Un collègue nous a recommandé My DSO Manager, qui est rapidement devenu notre plateforme de référence en raison de ses fonctionnalités. Nous avons pu centraliser tous les documents, fichiers et données pertinents en un seul endroit, ce qui a rendu le processus beaucoup plus fluide et efficace. Une fonctionnalité particulièrement utile est la possibilité de joindre des documents directement aux pièces ouvertes.
My DSO Manager propose également des rapports personnalisables qui permettent de suivre les comptes en retard de paiement, d'identifier les problèmes et de surveiller les factures échues en un coup d'œil. Ce niveau de visibilité, combiné à une installation rapide et une équipe de support réactive, a considérablement simplifié notre flux de travail.
Nous avons commencé à utiliser la plateforme il y a 2-3 ans, et elle a été mise en place très rapidement. J'ai deux contacts dédiés qui sont très réactifs.
Gain de temps : Le système de relances automatiques nous fait gagner un temps considérable. Des emails et lettres prédéfinis peuvent être envoyés en un clic, éliminant ainsi le besoin de rédiger manuellement des centaines de courriels.
Cette fonctionnalité a réduit de manière drastique la charge de travail manuelle et nous fait gagner beaucoup de temps au quotidien.
Nous tirons également parti des fonctionnalités de regroupement de clients et de recherche avancée de My DSO Manager. Cela nous permet de gérer efficacement les factures impayées et de suivre les litiges facilement. Par exemple, en regroupant nos établissements et en suivant les litiges dans un système centralisé, nous n'avons plus besoin de courir après différents bureaux manuellement.
Facilitation de la clôture comptable : Les capacités d'automatisation de la plateforme s'étendent également aux relevés annuels et mensuels, nous faisant gagner un temps précieux lors des clôtures comptables de juin et décembre. Les relances personnalisables garantissent que les factures soient réglées rapidement, et que les clients reçoivent automatiquement leurs relevés en fonction des plannings configurés.
Pour certains comptes, nous avons de bons payeurs, donc nous n'envoyons qu'un relevé par mois, et cela a été configuré selon nos besoins.
LES RÉSULTATS :
Amélioration de la communication avec les clients : Contrairement à ce que l'on pourrait penser, les clients apprécient le système, car il simplifie la récupération des factures via la GED et la page interactive. Un client a même déclaré :
Cette fonctionnalité a considérablement renforcé notre relation avec les clients en réduisant les échanges inutiles sur des factures manquantes.Les clients n'aiment pas recevoir des relances, mais avec une plateforme adaptée, ils voient cela comme un service de qualité. Ils peuvent facilement récupérer leurs factures et relevés, ce qui leur apporte une réelle valeur ajoutée.
Support et évolutivité : Le support fourni par My DSO Manager est exceptionnel, avec des réponses rapides et des résolutions efficaces.
De plus, la scalabilité de la plateforme nous a permis d'intégrer récemment six autres entités, sans aucune complication.Si je devais donner une note, ce serait 9 sur 10.
Convivialité et intuitivité : L'un des aspects les plus appréciés de cette solution est son interface conviviale.
Même pour les débutants en credit management, Elle est intuitive, assez rapide, et la fonction de recherche est excellente - elle nous permet de trouver les données clients rapidement, quel que soit l'élément de recherche utilisé.
A RETENIR :
En résumé, My DSO Manager nous a permis de centraliser des informations clés, de réaliser des gains de temps significatifs grâce à l'automatisation, et d'améliorer nos processus internes ainsi que notre relation avec les clients. La capacité de la plateforme à évoluer et sa facilité d'utilisation en font un outil indispensable pour notre développement futur.