Interview de Sébastien LE LAY, Group CFO de Extruflex

Le Challenge :

En tant que groupe industriel international sous LBO (leveraged buyout), la gestion de la trésorerie a toujours été une priorité absolue pour nous, surtout avec les obligations financières et les remboursements de dettes seniors à honorer. Face à des retards de paiement importants, notre objectif était clair : réduire les délais de paiement. Cela impliquait de fixer des objectifs mensuels et de répondre à la complexité du credit management à travers notre structure multi-entités, qui comprend des opérations en France, en Allemagne, aux États-Unis, au Royaume-Uni, ainsi que des projets d'expansion au Brésil et à Hong Kong. Nous avions besoin d'une solution robuste, multi-entités, multilingue et multi-devises. De plus, les processus manuels ralentissaient le recouvrement et compliquaient les tâches quotidiennes.

" La gestion de trésorerie est cruciale en raison de notre structure de financement et des échéances de remboursement. La gestion des comptes en retard est donc une priorité pour nous. Notre équipe passait trop de temps sur des tâches manuelles-extraction de données, formatage des e-mails, ajout de pièces jointes-ce qui créait un besoin urgent d'une approche plus automatisée. "

explique Sébastien Le Lay, DAF du Groupe Extruflex.

La Solution :

Pour relever ces défis, nous avons opté pour My DSO Manager, une solution adaptée à nos besoins complexes de gestion du post client et d'optimisation des flux de trésorerie.

" J'ai comparé plusieurs solutions, et la capacité de My DSO Manager à gérer les multi-entités, le multilingue et le multi-devises a été décisive. "

Cette flexibilité nous a permis d'harmoniser les processus dans les différents pays, et la mise en place évolutive de la plateforme a facilité notre expansion dans de nouvelles régions. L'intégration de My DSO Manager avec Ededoc, notre système de gestion électronique des documents, a également simplifié nos processus. Cette intégration permet à nos clients d'accéder directement à leurs factures via un portail sécurisé, réduisant ainsi les litiges et améliorant la transparence.

" Désormais, nos clients ne peuvent plus prétendre ne pas avoir reçu une facture-tout est accessible sur le portail avec les détails de leur compte. "

Cette transparence a non seulement amélioré la gestion des documents, mais a aussi incité nos équipes à être plus rigoureuses dans la gestion des comptes clients. De plus, My DSO Manager a mis à notre disposition des outils analytiques puissants et des tableaux de bord qui nous permettent de suivre les recouvrements, d'analyser les comportements de paiement de nos clients et de prévoir les flux de trésorerie en fonction des habitudes de paiement passées.

" Nous pouvons désormais voir exactement à quelle fréquence chaque client paie et si les paiements sont régulièrement retardés. "

Cette visibilité a permis à notre équipe commerciale de mieux adapter ses interactions avec les clients, parfois en renégociant les conditions de paiement pour améliorer les délais de règlement. La plateforme a également permis d'automatiser de nombreuses tâches manuelles.

" My DSO Manager facilite énormément le suivi des clients, et notre équipe commerciale apprécie cet avantage. "

Les modèles d'e-mails interactifs et préconfigurés pour les relances ont permis à nos équipes de gagner du temps et de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur travail. Enfin, les consultants et chefs de projet de My DSO Manager, qui nous ont accompagnés dans les configurations initiales, ont joué un rôle clé dans le déploiement fluide de la solution. À chaque nouvelle mise en place, le processus s'est amélioré grâce à des configurations adaptées aux besoins spécifiques de chaque pays, ainsi qu'à la préconfiguration des données essentielles pour chaque nouvelle région.

Les Résultats :

Depuis la mise en place de My DSO Manager, nous avons observé de nombreux bénéfices dans nos processus de credit management. En fixant des objectifs mensuels pour réduire les retards, nous avons progressivement amélioré notre balance âgée.

" Nous sommes sur la bonne voie, et je suis convaincu que la constance nous permettra d'atteindre notre plein potentiel. "

L'un des avantages les plus marquants a été la meilleure compréhension des comportements de paiement de nos clients.

" Nous pouvons désormais suivre la fréquence de paiement de chaque client et voir s'il y a des retards réguliers. "

Ces données en temps réel ont permis à notre équipe commerciale d'adopter une approche plus stratégique dans ses relations clients, en demandant parfois des paiements anticipés ou en renégociant les conditions. Cela a eu un impact significatif, non seulement sur la réduction des comptes en retard, mais aussi sur la diminution générale des soldes clients. L'automatisation des tâches routinières a véritablement changé la donne pour nous.

" La plateforme nous a fait gagner un temps précieux car des tâches comme l'extraction des données et le formatage des e-mails sont désormais automatisées et parfaitement adaptées à nos besoins. "

En outre, l'accès des clients à leurs factures via un portail sécurisé a permis de réduire les litiges de facturation et d'améliorer la communication. Nous apprécions également le tableau de bord intuitif de My DSO Manager, qui regroupe toutes les informations essentielles d'un simple coup d'œil.

" L'interface est très facile à utiliser ; dès que l'on se connecte, tout est clair et accessible. "

La plateforme permet de suivre les KPIs et de générer des rapports comme les balances âgées, facilitant ainsi la mesure des progrès au fil du temps.
Enfin, My DSO Manager a renforcé l'image professionnelle de l'entreprise auprès de nos clients.

" Dans l'ensemble, nos clients ont bien accueilli cette solution ; ils y voient un signe de professionnalisme, et cela leur permet d'accéder facilement à leurs comptes. "

Cette expérience nous a également bien préparés à la transition vers la facturation électronique.

Bénéfices clés :

• Amélioration de la trésorerie et réduction des retards de paiement grâce à des processus automatisés et des données en temps réel.
  
• Simplification des opérations avec une solution robuste, multi-entités et multi-devises.
  
• Meilleure transparence et communication avec les clients grâce à un portail sécurisé.
  
• Gain de temps et amélioration de l'efficacité grâce à l'automatisation des tâches répétitives.
  

Chez Extruflex, My DSO Manager est devenu un outil essentiel pour transformer notre approche de la gestion du poste client et renforcer notre engagement envers l'excellence financière.