Comment gérer les statuts ?

Les statuts permettent de qualifier les pièces (factures, avoirs...) afin d'indiquer à quelle étape elles se trouvent dans le recouvrement de créances.

Ils sont associés aux créances après avoir effectué la relance et comprennent également un commentaire apportant des précisions sur la situation des pièces sélectionnées.
→ Pour plus d'informations : Pourquoi et comment qualifier ses pièces.

Lors de la création de votre compte My DSO Manager, des statuts standard sont immédiatement créés.
Les types de statut sont divisés en cinq catégories, non modifiables :

En cours : regroupe tous les statuts indiquant qu'une action est en cours
Promesse de règlement : utilisée lorsque le client s'est engagé à payer la créance
Litige : correspond aux factures dont le paiement est contesté par le client
Litige résolu : indique que la facture a été litigieuse mais que le problème a été réglé. La pièce est donc de nouveau recouvrable
Contentieux : identifie les pièces dont le recouvrement amiable a échoué et qui sont l'objet d'un contentieux (déclaration de sinistre à l'assureur crédit, action en justice...).

Au sein de ces catégories, vous avez la possibilité de créer, de modifier et de supprimer des statuts afin qu'ils correspondent à votre activité et à vos besoins.

Pour cela, il faut aller dans l'Admin, Gérer les statuts des pièces

. Vous pourrez visualiser la liste des statuts et effectuer les opérations souhaitées.

Créer ou modifier un statut :

Lors de la création ou la modification d'un statut, définissez le nombre de jours par défaut après lequel l'action de suivi va être déclenchée (7 jours par défaut) en cas d'une action hors scénario (litige ou action spécifique).
L'utilisateur pourra s'il le souhaite modifier cette valeur lors de la création de l'action spécifique. Par exemple, le nombre de jours pourra être de 2 jours pour un litige simple (prix, administratif...) et de 7 jours pour un problème plus complexe (technique, commercial...).

Exception à cette règle : si une date de promesse de règlement est saisie, la date de l'action de suivi correspondra à cette dernière qui restera toujours modifiable par l'utilisateur.

Les statuts sont essentiels dans My DSO Manager, car ils permettent un suivi de la situation du recouvrement des créances et ils sont la base pour effectuer les actions de relance nécessaires, que ce soit vers le client pour les créances saines, ou vers les acteurs internes pour les créances litigieuses. Ils servent également de base, par exemple, pour effectuer une campagne de provision pour créances douteuses : une simple extraction des pièces qui ont un statut « contentieux » permet d'obtenir les factures concernées.

Le rapport Statuts des pièces met en évidence le montant d'encours par type de statut et par statut. Il indique également le taux de qualification des pièces échues, qui est un indicateur clé pour déterminer si le suivi des créances en retard est optimum.
→ En savoir plus : Qu'est-ce que le rapport statuts des pièces ?.

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