Comment créer une action spécifique ?

Pour tous les cas « standards », le scénario de relance s'applique. Dès lors que le recouvrement d'une ou plusieurs pièces nécessite un suivi particulier, une action spécifique s'impose et permet de gérer les pièces concernées de manière appropriée. Par exemple :

lorsque le chargé de recouvrement estime que l'action proposée par le scénario de relance n'est pas appropriée, il peut créer une action spécifique pour réaliser l'action souhaitée (par exemple l'envoi d'un email interactif plutôt qu'un appel téléphonique).
pour la création d'un litige → les pièces associées avec un statut litige sont nécessairement exclues du scénario de relance grâce à la création d'une action spécifique de suivi de litige.
pour traiter tout cas qui sort du mode de gestion normal : suivi de promesse de règlement, contentieux, ...
pour effectuer une action de relance (email, courrier, SMS, ...) comportant uniquement certaines pièces du compte client.

Une action spécifique est toujours rattachée à une ou plusieurs pièces. Elle peut être réalisée immédiatement ou à une date ultérieure.

Création de l'action spécifique

Pour créer une action spécifique, sélectionnez les pièces concernées dans l'état de compte de la fiche client, et cliquez sur le bouton « Modifier le statut ... » :

Etape 1 Associez un statut et ajoutez un commentaire aux pièces, si cela est pertinent :

Cette étape n'est pas obligatoire, ces champs peuvent être laissés vides

Etape 2 Voulez-vous envoyer un email à ce client ou à vos collègues ?

Non → Vous passez directement à l'étape 3
Oui → Utilisez cette fonction pour envoyer immédiatement un email à votre client, par exemple pour lui confirmer avoir pris bonne note de sa promesse de règlement
Oui + Email interne interactif → Utilisez cette option pour envoyer à un de vos collègues un email interne-interactif, par exemple pour l'informer d'un litige et lui demander de prendre en charge la résolution...

Les emails internes interactifs ne sont destinés qu'aux acteurs internes de votre entreprise. En effet, le destinataire pourra consulter les statuts et commentaires associés aux pièces concernées.

Etape 3 Définissez la prochaine relance

Vous avez le choix entre « Suivre le scénario de relance » ou "Créer une action spécifique sur les pièces sélectionnées" → Choisissez cette dernière option, et déterminez l'action que vous souhaitez créer :

Vous pouvez :

Créer votre action de toutes pièces,
Ou cliquer sur le bandeau bleu "Souhaitez-vous copier le contenu d'une action existante" pour choisir une action déjà présente parmi vos scénarios de relance ou modèles (et éventuellement la personnaliser),
Définir que l'action soit automatique ou non. Si oui, il est nécessaire de préciser si elle est « à confirmer » ou non. Si non, l'email sera envoyé automatiquement à la date prévue sans validation préalable.

Utilisez les balises #Hashtag appropriées pour les actions spécifiques :

#items_amount_selected : calcule le montant des pièces sélectionnées
#items_amount_selected_include_late_penalties : affiche le montant des pièces sélectionnées incluant les pénalités de retard et/ou indemnité forfaitaire (si activées dans la fiche client).
#items_amount_selected_late_penalties : affiche le montant des pénalités de retard et/ou indemnité forfaitaire sur les pièces sélectionnées (si activées dans la fiche client).
#items_list_selected : affiche un état de compte comprenant uniquement les pièces sélectionnées.

Visualisation de l'action spécifique

Votre action spécifique est listée dans les actions à réaliser, au niveau de la fiche du client et dans l'agenda de relance

Vous pouvez afficher les pièces rattachées à votre action spécifique :

Il est également possible de créer une action spécifique à partir du bouton « Nouvelle action (hors scénario de relance) », sur la fiche client.

Si à la date de l'action, les pièces ont été soldées, l'action est supprimée automatiquement.

Astuce → Créez des modèles pour vos actions spécifiques !

Pour aller plus loin: Comment faire vivre une action spécifique ?

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