Acteur impliqué dans la gestion des opérations de l'Administration des Ventes (ADV), qui peut inclure diverses tâches liées aux ventes et à la gestion des commandes.
Une action spécifique permet d'exclure la ou les factures sélectionnées du scénario de relance et d'effectuer à la place une autre action. Par exemple, si le client s'engage à payer une facture à une date D, il est pertinent de programmer une action spécifique de suivi de promesse de règlement sur cette facture à D + 2 jours. Lorsqu'une facture est qualifiée en litige, une action spécifique de suivi de litige est automatiquement programmée par My DSO Manager pour sortir cette facture de la relance.
Adresse de correspondance, ou de localisation de l'entreprise cliente (N° et voie, lieu-dit, etc.). Est importante pour l'identification et la communication.
L'agenda de relance est un outil central de My DSO Manager. Il contient l'ensemble des actions de relance devant être effectuées, celles-ci pouvant être des actions de scénario de relance, des action spécifiques ou des actions automatiques. Il permet au gestionnaire d'organiser ses priorités et son activité dans My DSO Manager.
Toutes les garanties, en plus de celles de l'assureur habituel, qui peuvent être fournies pour sécuriser une transaction : garantie bancaire, lettre de crédit standby, garantie maison mère...etc.
La balance âgée est un outil permettant de suivre la situation des créances client en fonction de leur ancienneté par rapport à leur date d'échéance. Elle est divisée en plusieurs tranches de retard. Par exemple, les créances non échues, puis les créances échues depuis 1 et 30 jours, puis depuis 31 et 60 jours...etc. Elle s'applique à l'ensemble des factures émises non encore payées et peut être déclinée par client ou groupe de clients.
Elément de l'adresse
Comptabilité fournisseurs (du client) centralisant les paiements de plusieurs comptes clients
Les champs personnalisés permettant de stocker des informations spécifiques relatives à votre besoin informatif et analytique.
Champs personnalisés permettant de stocker des informations spécifiques relatives à la pièce.
- Statut : Statut de la pièce dans le système Chorus Pro.
- Commentaire : Commentaires fournis par le client à travers la plateforme Chorus.
- Date statut Chorus : Date du statut Chorus Pro.
Coût annuel d'un jour de DSO calculé avec le taux d'intérêt interne (le coût de l'argent) à votre entreprise.
Le coût du crédit est le coût financier supporté par le vendeur lors d'une vente à crédit (assortie d'un délai de paiement). Il est différent pour chaque entreprise et dépend de la structure du passif de l'entreprise et des coûts de chaque poste (fonds propres, dettes financières...etc.). Il est nécessaire de connaître ce coût pour son entreprise pour fixer les délais de paiement et taux de pénalités de retard.
Identifiant attribué à chaque client pour une identification facile dans My DSO Manager.
Permet de lier des clients communs à plusieurs entités d'un multi afin d'avoir une vision consolidée des encours, retards, limites de crédit, etc.
Qu'est-ce que le code groupement ?Elément de l'adresse
- Auteur : Auteur des commentaires fournis par le client à partir de la page interactive.
- Commentaire : Commentaires fournis par le client à travers la page interactive, qui peuvent inclure des explications, des demandes ou des remarques.
- Date : Date à laquelle les commentaires du client ont été renseignés sur la page interactive.
- Email : Adresse électronique associée aux commentaires fournis par le client à partir de la page interactive.
Qu'est-ce que la relance interactive et comment l'activer ?La personne ou l'équipe commerciale associée à la transaction ou à la pièce.
Cette Information, intégrée à partir de l'import des données ou manuellement, stipule la situation du compte client.
Le compte est-il bloqué? (Oui/Non)
Informations provenants des compagnies d'assurance pour gérer les garanties.
Informations provenants du prestataire d'informations financières.
Le contact pour le recouvrement est l'interlocuteur principal chez le client à contacter pour tous les aspects liés à la gestion des créances.
Le compte client a-t-il un contact identifié comme « contact pour le recouvrement »? (Oui/Non)
Qu'est-ce que le contact pour le recouvrement ?Date contractuelle à laquelle une facture doit être payée par le client. Elle est définie lors de l'émission de la facture en fonction du délai de paiement accordé. Il est important qu'elle soit correcte pour éviter tout litige justifiant le non paiement de la facture.
Date à laquelle la pièce a été émise.
Date à laquelle la commande a été passée.
Date à laquelle le compte client a été créé dans My DSO Manager.
Date à laquelle la pièce a été créée dans My DSO Manager.
Date à laquelle des informations relatives au compte client ont été modifiées dans My DSO Manager (import ou action manuelle).
Date à laquelle des informations relatives à la pièce ont été modifiées dans My DSO Manager. (Import ou action manuelle)
Date à laquelle le client s'est engagé à effectuer le règlement.
Date contractuelle à laquelle une facture doit être payée par le client. Elle est définie lors de l'émission de la facture en fonction du délai de paiement accordé. Il est important qu'elle soit correcte pour éviter tout litige justifiant le non paiement de la facture.
Date à laquelle le dernier statut de la pièce a été indiqué.
Durée maximale contractuelle pendant laquelle un client doit effectuer le paiement après la date d'émission de la facture.
Délai moyen de paiement du client. Il est en fonction de la date effective de paiement des factures par le client par rapport à leur date d'émission. Il diffère du DSO (nombre de jours de chiffre d'affaires facturé et pas encore payé) qui porte sur les factures non encore payées.
Devise dans laquelle le montant de la pièce est exprimé.
La valeur de la devise peut différer de la devise principale paramétrée pour My DSO Manager.
Le DSO est le nombre de jours de Chiffre d'Affaires facturé non encore payé par les clients. Il est un indicateur clé pour la trésorerie et le besoin en fonds de roulement de son entreprise. Il doit être le plus bas possible. Le DSO varie en fonction des conditions de paiement accordées aux clients et de la performance en recouvrement de créances.
Le DSO contractuel représente la part du DSO qui correspond aux créances non échues.
Le DSO retard représente la part du DSO correspondant à des créances en retard de paiement.
Email interactif destiné aux acteurs internes à votre entreprise leur permettant d'interagir dans My DSO Manager concernant des demandes d'actions ou de suivi des litiges
Le client a-t-il un contact avec une adresse électronique définie pour l'envoi des correspondances ? (Oui/Non)
Somme de l'ensemble des pièces non soldées (factures, avoirs, règlements non affectés, opérations diverses et effets en circulation)
Somme de l'ensemble des pièces en retard de paiement
L'encours disponible correspond à la limite de crédit moins l'encours total. Il représente donc le crédit d'encours non utilisé.
Somme de l'ensemble des pièces non soldées et non en retard de paiement
Encours + portefeuille de commande
Le nom commercial ou la dénomination sous laquelle l'entreprise cliente opère.
Montant de créances correspondant à un jour de DSO
Division géographique d'un pays, qui peut être importante pour les questions fiscales et légales.
Un état de compte est un document récapitulatif de l'ensemble des pièces comptables d'un compte client. Il contient l'ensemble des factures, avoirs et autres pièces non soldées. Ce document permet d'informer le client des factures qu'il a à payer.
Facture la plus ancienne du compte non exclue par une action spécifique.
C'est la date d'échéance de cette facture leader qui génère les actions de relance en fonction du scénario affecté au client.
A noter que les actions de scénarios peuvent dans certains cas être générées en fonction de la date de la dernière action
Montant de la garantie accordée par une compagnie d'assurance pour se prémunir des risques d'impayés.
- Garantie temporaire (montant) : Montant de la garantie accordée pour une période limitée.
- Garantie temporaire - Date de début : Date à laquelle la garantie temporaire prend effet.
- Garantie temporaire - Date de fin : Date à laquelle la garantie temporaire expire.
Un identifiant unique technique attribué à chaque client permettant de distinguer des clients ayant le même code.
Le numéro d'identification légale attribué à une entreprise.
Identifiant unique attribué à chaque pièce pour une identification précise.
La limite de crédit représente le montant d'encours maximal à accorder à un client. Son objectif est de limiter l'encours à un niveau cohérent par rapport aux capacités financières du client.
Comment gérer la limite de crédit ?Un litige est une raison invoquée par le client pour justifier le non paiement d'une créance. Il peut être de plusieurs natures : commercial (erreur de prix sur la facture), qualité (le matériel livré ne fonctionne pas) ou administratif (erreur de libellé de facture...).
Le secteur dans lequel l'entreprise cliente opère.
Montant minimal en dessous duquel aucune action de scénario n'est générée par My DSO Manager.
Montant initial de la pièce hors taxes.
Montant initial de la pièce toutes taxes comprises.
Montant qui reste dû sur la pièce hors taxes.
Montant qui reste dû sur la pièce toutes taxes comprises.
Mode utilisé par le client pour effectuer ses paiements.
Référence interne du vendeur du traitement de la commande client.
Référence attribuée au document comptable, généralement utilisé pour son suivi et son identification.
Nom/désignation de l'opération commerciale ou du projet lié à la pièce.
- Catégorie de risque : Catégorie qui évalue le niveau de risque associé à un client sur la base de la matrice de notation définie.
- Score : Note attribuée pour évaluer la qualité de risque d'un client sur la base de la matrice de notation définie.
Qu'est-ce que la notation crédit ?Le numéro d'identification fiscale attribué à une entreprise pour la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Le pays d'origine ou de localisation de l'entreprise cliente.
Montant d'intérêts calculés selon le nombre de jours de retard et le taux que vous avez paramétré sur la rubrique Mon compte.
Les pénalités de retard sont-elles activées? (Oui/Non)
Comment appliquer les pénalités de retard ?Pièce la plus ancienne du compte non exclue par une action spécifique autour de laquelle le scénario de relance s'articule
Les pièces non soldées sont l'ensemble des documents comptables du poste client (factures, avoirs, opérations diverses, règlements non affectés...) émis et non encore soldés (par exemple les factures non encore payées)
Montant de commandes clients enregistrées et pas encore facturée. Ce montant est pris en compte dans le calcul du risque
Comportement de paiement de vos clients défini en fonction du retard moyen de règlement calculé sur six mois glissants, configurable selon vos critères.
Comment gérer les profils payeurs ?Le nom légal de l'entreprise cliente.
Identifiant ou la référence fournie par une compagnie d'assurance
- Réponse interne - Auteur : Auteur des réponses reçues à partir de la page interne interactive, liées à la pièce.
- Réponse interne - Commentaires : Commentaires ou les réponses internes concernant la pièce, apportés à travers la page interne interactive.
- Réponse interne - Date : Date à laquelle les réponses internes ont été enregistrées via la page interne interactive.
- Réponse interne - Email : Adresse électronique associée aux réponses internes reçues via la page interne interactive.
Il existe plusieurs rôles dans
My DSO Manager qui ont chacun des droits spécifiques :
- Administrateur : accède à toutes les fonctionnalités présente dans l'application dont le paramétrage de la plateforme.
- Credit manager : accède à toutes les fonctionnalités sauf « mon compte » et les « paramètres de sécurité » .
- Chargé du recouvrement : accède aux fonctionnalités de recouvrement et aux rapports. Il peut également gérer les groupes de clients.
- Administration des ventes : accès de visualisation sur les clients, les pièces avec leur statuts et commentaires et sur les rapports.
- Commercial : accès en consultation uniquement sur les clients et sur les rapports. Il est cependant possible d'associer un statut et un commentaire sur des factures mais il est impossible d'accéder à l'Admin.
- Contrôleur de gestion : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
- Dirigeant : accès en consultation uniquement sur les clients et leurs situations de compte ainsi que sur les rapports.
- Invité : accède uniquement aux rapports.
Série d'actions de relances client effectuées par un créancier (le vendeur) en vue d'obtenir le paiement de ses factures par le débiteur (le client)
La relance groupée consiste à consolider la relance de plusieurs comptes clients sur un seul et même compte.
Le client fait-il partie d'une relance groupée? (Oui/Non)
Comment grouper la relance ?Nombre de jours de retard par rapport à la date d'échéance.
Montant de retards de paiement dont la date prévisionnelle de paiement (basée sur la date de promesse de règlement ou le retard moyen de paiement du client) n'a pas été respectée.
Le retard de paiement moyen du client prend en compte les factures (type de pièce My DSO Manager) qui ont été soldées au cours des six derniers mois.
Une pondération est appliquée en fonction du montant de la facture et son retard.
Lorsqu'une entreprise réalise une vente en accordant un délai de paiement à son client, elle n'est pas certaine d'être payée alors qu'elle a déjà livré la matériel commandé ou réalisé la prestation de service. Le risque crédit représente donc la somme des créances émises et non encore payées moins celles qui sont sécurisées (assurance crédit, garanties bancaires...etc.)
Scénario défini pour le client : Succession d'actions de relances configurées dans My DSO et appliquées en fonction de la date d'échéance de la facture leader.
Qu'est-ce qu'un scénario de relance ?Evaluation numérique de la fiabilitité/crédibilité financière d'un client.
Le numéro d'identification d'un établissement attribué à une entreprise en France.
L'adresse web de l'entreprise cliente.
Critère permettant de réaliser les recherches en se focalisant sur les pièces non soldées ou soldées. La pièce est-elle soldée? (Oui/Non)
Le statut permet de qualifier les pièces et de les affecter temporairement à une catégorie.
Par exemple, si un client confirme un paiement, les factures concernées seront qualifiées avec un statut « Promesse de règlement ».
- Statut - Nom : Nom du statut définit dans My DSO Manager
- Statut - Commentaire : Commentaire explicatif lié à l'état de la créance.
- Statut - Date : Date à laquelle le dernier statut de la pièce a été indiqué.
- Statut - Auteur : Auteur du statut de la pièce, ayant réalisé la qualification de celle-ci.
Comment gérer les statuts ?Correspond au coût de l'argent dans votre entreprise. Il dépend du coût des financements bancaires et de la rémunération des actionnaires
Part des créances en cours (non soldées) qui sont en retard de paiement.
Le client a-t-il un contact avec un n° de téléphone défini pour l'envoi des rappels de paiement ? (Oui/Non)
Type de pièce interne, dépendant de la nature comptable de la pièce. Est utilisé pour déterminé le type de pièces dans My DSO Manager.
Type de pièce de votre outil comptable ou ERP
Chaque pièce (facture, avoir, paiement non affecté, opération diverse...) chargée dans
My DSO Manager doit être associée à un type de pièce interne à
My DSO Manager. Ce type dépend de la nature comptable de la pièce.
Il existe 6 types de pièce dans
My DSO Manager :
- FAC / Facture : rassemble toutes les factures. Sens débiteur (+) exclusivement
- AVO / Avoir : correspond aux avoirs. Sens créditeur (-) exclusivement
- RGL / Règlement : regroupe l'ensemble des règlements reçus non affectés (non encore lettrés). Sens créditeur (-) exclusivement
- ODI / Opération diverse : rassemble les pièces de type opérations diverses (OD). Send débiteur (+) ou créditeur (-)
- TRT / Traite : correspond aux effets en circulations (traites, lettres de change). Sens débiteur (+) exclusivement
- DPA / Demande d'acompte : rassemble les demandes de paiement ou demandes d'acomptes qui n'ont pas de valeur comptable. Il s'agit de postes pour mémoire. Sens débiteur (+) exclusivement
Le type de statut permet de catégoriser de manière générique le stade du recouvrement d'une pièce.
Cinq catégories, non modifiables sont existantes : en cours, promesse de règlement, litige, litige résolu et contentieux
Utilisateur créé et qui peut se connecter au logiciel avec ses identifiants.
Utilisateur créé mais qui ne peut se connecter au logiciel avec ses propres identifiants.
Ville de localisation de l'entreprise cliente
